Vakantiedagen bijhouden: werkgever of werknemer?

We genieten allemaal van de zomervakantie. Of je nou doorwerkt of vrij bent, iemand moet de administratie rondom de vakantiedagen bijhouden. Is dat de werkgever of de werknemer? En waar liggen de risico’s bij een slordige of een ontbrekende verlofadministratie? In deze blog een paar zomerse voorbeelden uit de rechtspraak én 3 actiepunten voor iedere werkgever.

Vakantiedagen bijhouden (1)
Recent oordeelde de rechter over een werknemer die al uit dienst was bij zijn werkgever. De werknemer wilde dat ongebruikte vakantiedagen werden uitbetaald. Dit was niet gebeurd bij de eindafrekening. Hij had zelf bijgehouden hoeveel vakantiedagen hij had opgenomen en stelde dat nog 18,5 vakantiedagen over waren. De werkgever was het hier niet mee eens, maar kon niet de rechter uitleggen waaróm het niet klopte. Een eigen overzicht werd niet op tafel gelegd. De rechter vond daarom de administratie van de werknemer leidend. Hij had nog recht op € 1.966,09 bruto.

Vakantiedagen bijhouden (2)
Dan een werknemer van een notariskantoor. Die vorderde na een ontslag wegens langdurige ziekte ook betaling van de opgebouwde, maar niet gebruikte vakantiedagen. Hier ging het om vier weken ter waarde van € 13.836,92. De werkgever had echter vier weken van het verlofsaldo in mindering gebracht “ervan uitgaande dat de werknemer gedurende zijn ziekteperiode in staat was geweest vier weken vakantie op te nemen”. De werkgever had zelf geen verlofadministratie bijgehouden. De werkgever had de werknemer ook nooit geïnformeerd over het risico dat, ook tijdens ziekte, opgebouwde vakantiedagen kunnen vervallen. Dit kwam voor rekening en risico van de werkgever. De uren moesten alsnog worden uitbetaald.

Vakantiedagen bijhouden (3)
Dan de werknemer die 14 dagen tevéél vakantie had opgenomen. Tenminste, dat vond de werkgever. Die wilde de 14 dagen aan het eind van het dienstverband verrekenen. Concreet moest de werknemer € 1.345,71 betalen. Partijen belandden voor de rechter. Die stelde vast dat de werknemer tijdens zijn dienstverband niet met regelmaat (bijvoorbeeld jaarlijks) een overzicht van vakantiedagen kreeg. De werkgever had ook geen verlofadministratie. De werkgever bekeek slechts op welke dagen minder dan 8 uur was gedeclareerd door de werknemer. De rechter zei hierover: “Indien op een dag niet 8 declarabele uren zijn genoteerd, betekent dat niet automatisch dat werknemer die dag dus (deels) verlof heeft genoten.” De verantwoordelijkheid lag wederom bij de werkgever. Eventuele min-uren waren opnieuw voor rekening en risico van werkgever.

Tot slot
Het is duidelijk. Werkgevers zijn verantwoordelijk. Wij zien daarbij 3 actiepunten:

1. De werkgever moet vakantiedagen bijhouden. Als dit niet of niet goed wordt gedaan, dan is de eigen administratie van de werknemer leidend. Het échte antwoord op de vraag ‘wie moet de vakantiedagen bijhouden’ is dus: allebei.
2. De werkgever moet met regelmaat een overzicht geven van de stand van zaken, ter goedkeuring van de werknemer. Zo weet jaarlijks iedereen de actuele stand van zaken.
3. De werkgever moet wijzen op het risico van het vervallen van dagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen van 2024 vervallen op 1 juli 2025.

Vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact op met Dunya van der Mark, Demi op den Velde of één van onze andere specialisten.

Bronnen:
Rechtbank Overijssel 25 juni 2024, ECLI:NL:RBOVE:2024:3412
Rechtbank Limburg 10 oktober 2022, ECLI:NL:RBLIM:2022:7762
Rechtbank Noord-Holland 18 maart 2020, ECLI:NL:RBNHO:2020:2216