Zakelijke email naar privé-email doorsturen, mag dat?

Mag je als werknemer met jouw zakelijke email bestanden of informatie doorsturen naar je privé-email? Meestal zal het onschuldig zijn. Maar wat als een werknemer binnenkort uit dienst treedt en opeens allerlei documenten vanaf het zakelijke email account naar een privé-email account stuurt? Of als een werknemer al weet dat hij/zij binnenkort voor zichzelf gaat beginnen? In de rechtspraak wordt hierover regelmatig geprocedeerd. In deze blog zoomen we in op enkele, opmerkelijke uitspraken.

Ontslag op staande voet
De werknemer in de eerste kwestie was sinds 2011 in dienst. Hij was gebonden aan een concurrentiebeding, een relatiebeding en een IT-gedragscode. Op enig moment werd de werknemer op non-actief gesteld en werd samen gesproken over een exit-regeling. Gedurende die periode werd hij echter op staande voet ontslagen. Hij had 150 e-mails met als bijlage vele documenten met bedrijfsgevoelige informatie van zijn zakelijke email zijn naar privé-email had gestuurd.

Zowel de kantonrechter, het Gerechtshof als de Hoge Raad vonden het ontslag rechtsgeldig. De documenten waren alleen bestemd voor interne doeleinden. Ook was de IT-gedragscode van het bedrijf duidelijk: “Gebruikers mogen geen vertrouwelijke informatie verwerken of overdragen aan niet-interne-systemen, behalve wanneer dit uitdrukkelijk is toegestaan bij het uitvoeren van hun normale taken”. De verklaring van de werknemer dat hij deze informatie misschien nodig dacht te hebben voor een ontslagprocedure, was niet overtuigend.

Geen overtreding
Een advocaat werkte van 2017 tot begin 2019 bij een kantoor gespecialiseerd in incasso’s. Daarna is hij een eigen onderneming begonnen, gericht op internationale incasso’s. In de periode van maart 2018 tot januari 2019 had de werknemer vanaf zijn zakelijke email een aantal documenten naar zijn privé-email doorgestuurd. De werkgever stapte naar de rechter, omdat de werknemer in strijd met het nevenwerkzaamheden- en geheimhoudingsbeding zou hebben gehandeld. Hij wilde € 25.000,- van de werknemer. De kantonrechter wees de vordering af en de werkgever ging in hoger beroep.

Het Hof stelde vast dat het nevenwerkzaamhedenbeding niet was overtreden. De formulering daarvan was niet zó ruim, dat geen bestanden aan een privé-email mochten worden doorgestuurd. In het geheimhoudingsbeding stond dat het verboden was om ‘company data’ te gebruiken voor derden of voor eigen gebruik. Echter, er was slechts een vermoeden dat de bestanden werden gebruikt voor derden of zichzelf. Hard bewijs had de werkgever niet. Ook de tekst van het geheimhoudingsbeding was dus niet goed genoeg geformuleerd. Hierdoor werd de werknemer ook in hoger beroep niet veroordeeld tot het betalen van de boete.

Tot slot
Bovenstaande zaken laten twee dingen zien. Allereerst is het belang van een duidelijke IT-gedragscode groot. Als een werkgever wil voorkomen dat werknemers bestanden naar zichzelf mailen vanuit de zakelijke email, dan moet dit verbod duidelijk zijn, alsmede de consequenties. De tweede les is het belang van goed geformuleerde bedingen (in casu het nevenwerkzaamheden- en het geheimhoudingsbeding, maar denk ook aan het concurrentie- en relatiebeding). Want de incassoadvocaat had wellicht ongeoorloofd documenten naar zichzelf doorgestuurd vanaf zijn zakelijke email. Hij kon hier alleen niet op worden aangesproken. Vragen? Neem dan gerust contact op met Dorien Zwart, Felix Chorus of één van onze andere specialisten.

Bronnen:
Gerechtshof Den Haag, 24 november 2020, ECLI:NL:GHDHA:2020:2102
Hoge Raad, 25 maart 2022, ECLI:NL:HR:2022:451
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 22 maart 2022, ECLI:NL:GHARL:2022:2248